Ремонт арендованного помещения: как арендатору отразить расходы в учете
Расходы на ремонт арендованного помещения зависят от вида работ, условий договора и выбранного режима налогообложения. Ошибки чаще всего возникают, когда текущий ремонт принимают за капитальный, списывают затраты без подтверждающих документов или не учитывают обязанность сторон, установленную договором.
Кто обязан ремонтировать арендованное имущество
По общему правилу капитальный ремонт выполняет арендодатель за собственный счет. Иное правило может быть прямо предусмотрено договором аренды. Работы должны проводиться в сроки, указанные в договоре, а если такие сроки не определены - в разумный период.
Когда арендодатель уклоняется от капитального ремонта, арендатор вправе:
- выполнить необходимые работы самостоятельно и потребовать возмещения расходов либо зачесть их в счет арендной платы;
- добиваться уменьшения арендной платы;
- расторгнуть договор и потребовать возмещения убытков.
Текущий ремонт обычно является обязанностью арендатора. К нему относятся работы, направленные на поддержание помещения в исправном состоянии: устранение мелких повреждений, восстановление отделки, замену отдельных элементов инженерных систем. Однако договор может перераспределить эти обязанности между сторонами.
Прежде чем заказывать ремонт, арендатору следует изучить договор, акт приема-передачи и дополнительные соглашения. Если обязанность по работам не определена однозначно, желательно получить письменное согласие арендодателя. Это поможет подтвердить правомерность расходов и избежать споров при окончании аренды.
Бухгалтерский учет текущего ремонта
Затраты на текущий, аварийный и неплановый ремонт, который проводится во время эксплуатации помещения, обычно признаются расходами текущего периода. Конкретный счет зависит от назначения объекта и деятельности организации.
В учете могут использоваться следующие проводки:
- Дебет 20, 23, 25, 26, 44 или 91.2 Кредит 60, 10, 70, 69 - отражены расходы на ремонт;
- Дебет 19 Кредит 60 - учтен входной НДС, предъявленный подрядчиком;
- Дебет 68 субсчет "НДС" Кредит 19 - налог принят к вычету;
- Дебет 60 Кредит 51 - оплачены работы подрядной организации.
Если ремонт выполняется собственными силами, в расходы включают стоимость материалов, зарплату работников, страховые взносы и иные связанные затраты. Основанием служат накладные, требования на отпуск материалов, табели, акты выполненных работ и внутренние расчеты.
Как учитывать капитальный ремонт
Капитальный ремонт может привести к улучшению характеристик помещения, увеличению срока его использования или появлению самостоятельного объекта учета. Поэтому такие затраты не всегда можно списать единовременно.
Организация должна определить порядок учета с учетом ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 25/2018. В зависимости от обстоятельств расходы могут:
- формировать стоимость отдельного основного средства;
- увеличивать стоимость права пользования активом;
- учитываться иным способом, закрепленным в учетной политике.
Если капитальный ремонт проведен до начала использования арендованного объекта, а по договору аренды признается право пользования активом, затраты включают в фактическую стоимость этого права. Впоследствии сумма погашается через амортизацию.
Срок амортизации права пользования, как правило, не должен превышать срок аренды. Исключение возможно, если арендатор обоснованно предполагает выкуп помещения или продление договора на условиях, позволяющих использовать объект дольше.
Налог на прибыль
Расходы на ремонт арендованных основных средств можно учитывать при расчете налога на прибыль, если они соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ: экономически обоснованы, связаны с деятельностью и подтверждены документами.
Если обязанность по ремонту лежит на арендаторе и арендодатель не должен возмещать затраты, расходы обычно учитывают в составе прочих по правилам статьи 260 НК РФ. При этом важно иметь договор, где зафиксирована обязанность арендатора, а также документы, подтверждающие фактическое выполнение работ.
Когда арендодатель применяет специальный налоговый режим или является физическим лицом, арендованное имущество, как правило, не относится к амортизируемому имуществу для целей налога на прибыль. Поэтому статью 260 НК РФ применять рискованно. В такой ситуации затраты могут рассматриваться как прочие расходы на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ - при наличии связи с деятельностью и полного комплекта подтверждающих документов.
Если ремонт фактически улучшает объект, а не просто восстанавливает его состояние, налоговые последствия могут быть иными. Контролирующие органы вправе расценить работы как реконструкцию, модернизацию или техническое перевооружение. Поэтому в документах необходимо подробно описывать характер работ и их результат.
НДС по ремонтным расходам
Арендатор, являющийся плательщиком НДС, может принять к вычету налог со стоимости материалов, услуг и подрядных работ. Для этого должны выполняться общие условия:
- ремонт используется в операциях, облагаемых НДС;
- у арендатора есть счет-фактура или универсальный передаточный документ;
- работы приняты к учету;
- услуги фактически оказаны;
- документы оформлены без существенных ошибок.
Если ремонт выполняется для деятельности, не облагаемой НДС, налог к вычету не принимают либо восстанавливают ранее заявленный вычет в предусмотренных законом случаях.
Особого внимания требует ситуация, когда арендатор безвозмездно передает арендодателю неотделимые улучшения. В зависимости от условий договора и характера передачи такая операция может повлечь начисление НДС. Поэтому порядок компенсации и судьбу произведенных улучшений лучше заранее прописать в договоре.
УСН "доходы минус расходы"
При упрощенной системе с объектом "доходы минус расходы" затраты на ремонт можно учитывать только в рамках закрытого перечня статьи 346.16 НК РФ. Возможны два основных варианта.
Первый - подпункт 3 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Он позволяет учитывать расходы на ремонт основных средств, в том числе арендованных, если обязанность по ремонту возложена на арендатора. Такой подход поддерживался финансовым ведомством.
Второй вариант - признание затрат материальными расходами. Ремонтные работы, выполненные сторонней организацией, предпринимателем или отдельным подразделением, могут рассматриваться как работы производственного характера. При этом необходимо доказать их связь с деятельностью, приносящей доход.
При УСН расходы признаются после фактической оплаты. Одного акта выполненных работ недостаточно: потребуется подтвердить перечисление денег подрядчику, передачу материалов или иной способ погашения обязательства.
Какие документы оформить
Для безопасного учета рекомендуется сформировать комплект документов:
1. договор аренды с распределением обязанностей по ремонту;
2. письменное согласие арендодателя, если работы выполняются по инициативе арендатора;
3. дефектную ведомость или техническое заключение;
4. смету;
5. договор с подрядчиком;
6. акт выполненных работ;
7. счет-фактуру или УПД;
8. платежные документы;
9. документы на материалы;
10. акт приема-передачи результата ремонта.
Если работы выполняются своими силами, оформляют приказ о проведении ремонта, расчет затрат, документы на выдачу материалов и внутренний акт завершения работ.
Что учесть при прекращении аренды
До окончания договора нужно определить судьбу неотделимых улучшений. Возможны три варианта: арендодатель компенсирует расходы, улучшения передаются без компенсации либо арендатор восстанавливает помещение и устраняет сделанные изменения.
Условия компенсации лучше зафиксировать заранее: указать перечень работ, порядок согласования сметы, сроки оплаты и документы, подтверждающие затраты. Если арендодатель возмещает расходы, у арендатора могут возникнуть дополнительные налоговые последствия, включая необходимость учитывать полученную компенсацию в доходах.
Отделимые улучшения арендатор обычно вправе забрать, если это возможно без ущерба для помещения. Неотделимые изменения демонтировать нельзя, поэтому их передача должна быть отражена актом.
Практические рекомендации
Перед началом ремонта следует разделить работы на текущие и капитальные, определить их цель и ожидаемый результат. Чем существеннее изменения помещения, тем выше вероятность, что затраты придется капитализировать.
Не стоит оформлять весь комплекс работ одним общим актом без расшифровки. В документе желательно отдельно указать замену, восстановление, монтаж, модернизацию и улучшение. Это позволит обосновать выбранный способ бухгалтерского и налогового учета.
Также важно сопоставлять документы между собой: наименование объекта, адрес, период работ, стоимость, материалы и сведения о подрядчике должны совпадать в договоре, смете, акте и платежных документах. Такой подход снижает риск претензий со стороны налоговой инспекции и помогает подтвердить реальность расходов.
